Een prikklok legt vast hoe laat je medewerkers starten en stoppen, zodat er geen discussie meer ontstaat over urenbriefjes. De keuze zit vooral in de vraag of je een losse terminal wilt of een systeem dat aan je rooster hangt.
Wij vergeleken vijf systemen op instapprijs, capaciteit, koppelingsmogelijkheden en privacyrisico.
Werktijden.nl komt als beste keuze uit de test, doordat de klokregistratie direct in de planning en urenregistratie landt. Wil je alleen tijden vastleggen zonder maandabonnement, dan is de TimeMoto TM-616 de voordeligste route.
1. Werktijden.nl prikklok: beste keuze
Waarom dit de winnaar is: de terminal is geen los apparaat dat een bestand uitspuugt. Klokacties gaan realtime naar de software, waar ze naast het geplande rooster komen te staan. Vergeet iemand uit te klokken, dan zie je dat op dezelfde dag in plaats van bij de loonrun.
Medewerkers klokken met een persoonlijke sleutelhanger op een Datafox-terminal. De installatie vraagt een stopcontact en een internetverbinding, zonder koppeling met een lokale computer. Er komen geen csv-bestanden aan te pas.
Wat dit systeem onderscheidt van losse terminals is de doorloop. Uren, plus- en minuren, verlof en toeslagen staan in hetzelfde overzicht. Aan het eind van de periode keur je afwijkingen goed en exporteer je naar de salarisadministratie. Werk je met mensen op wisselende locaties, dan kun je daarnaast mobiel laten klokken, met controle op coördinaten en IP-adres.
Kosten: de prikklok is beschikbaar als add-on bij het Plus-pakket, dat begint op €31 per maand plus €6 per medewerker bij maandelijkse facturering. Bij jaarlijkse facturering wordt dat €25 plus €5. De terminal zelf gaat op offerte. Er is een proefperiode van veertien dagen zonder creditcard.
Plus: klok, rooster, verlof en verzuim in één systeem. Realtime, geen import. Meldingen bij vergeten klokacties.
Min: je zit vast aan een maandabonnement, dus voor puur tijden registreren is dit duurder dan een losse terminal.
Geschikt voor: organisaties vanaf ongeveer tien medewerkers met wisselende diensten, in retail, horeca, productie en zorg.
2. TimeMoto TM-616
De voordeligste serieuze terminal in deze vergelijking. Medewerkers klokken met een RFID-badge of een pincode. Het apparaat kan tot 200 gebruikers aan en slaat 10.000 tijdlogs op. Het scherm meet 2,8 inch.
Je koopt hem eenmalig voor ongeveer €253 exclusief btw. Losse RFID-sleutelhangers kosten rond €48 per set van 25 stuks. Wil je online inzicht, dan komt daar een TimeMoto Cloud-abonnement bij, met dertig dagen proeftijd.
Plus: laagste aanschafprijs, snel geïnstalleerd.
Min: capaciteit van 200 gebruikers, en zonder cloudabonnement blijf je gegevens handmatig ophalen.
Geschikt voor: kleine bedrijven die alleen aanwezigheid willen vastleggen.
3. TimeMoto TM-818 — beste voor grote teams
Waar de TM-616 bij 200 gebruikers stopt, gaat dit model tot 2.000 medewerkers en 100.000 registraties. Aansluiten kan via wifi, ethernet of usb. Het apparaat rekent gewerkte uren, projecturen, extra uren en afwezigheid door.
De prijs ligt rond €325 exclusief btw, afhankelijk van de leverancier. Voor grotere organisaties is dat een klein verschil ten opzichte van de TM-616, tegenover tien keer zoveel capaciteit.
Plus: ruime capaciteit, projecturen inbegrepen.
Min: registratie alleen via RFID, geen pincode-alternatief bij een vergeten badge.
Geschikt voor: productiebedrijven en organisaties met meerdere ploegen op één locatie.
4. Emprova X7
Deze terminal van GPS Time & Security richt zich op zware werkomgevingen. Groot touchscreen, plaatsbaar staand of liggend, en optioneel via wifi te verbinden. Naast tijden kun je kostenplaatsen en dienstreizen vastleggen.
Het apparaat houdt een interne back-up bij, zodat registraties bij een netwerkstoring bewaard blijven. De leverancier noemt een verwerkingssnelheid van twintig registraties per minuut, wat telt bij een ploegwissel waarbij vijftig mensen tegelijk naar binnen lopen.
Prijzen staan niet publiek vermeld en lopen via een offerte.
Plus: gebouwd voor productieomgevingen, snelle doorstroom, lokale back-up.
Min: geen transparante prijs, en de bijbehorende software is een apart traject.
Geschikt voor: fabrieken en werkplaatsen met ploegendiensten.
5. TimeMoto TM-626 — vingerafdruk, met een kanttekening
Dit model heeft een vingerafdrukscanner naast RFID en pincode. Kostprijs rond €265 exclusief btw, capaciteit 200 gebruikers.
Het verkoopargument is dat een collega niet meer voor iemand anders kan inklokken. Technisch klopt dat. Juridisch ligt het lastiger, en daar gaat de volgende sectie over.
Plus: drie manieren van registreren in één apparaat.
Min: de vingerscanfunctie mag je in de meeste bedrijven niet gebruiken.
Geschikt voor: organisaties die de RFID- en pincodefunctie gebruiken en de vingerscan uit laten staan.
Vingerafdruk en gezichtsherkenning: let op de AVG
Hier gaat het regelmatig mis, ook bij leveranciers die deze modellen zonder waarschuwing verkopen.
Een vingerafdruk is een biometrisch gegeven en daarmee een bijzonder persoonsgegeven onder de AVG. Het verwerken daarvan is in beginsel verboden. Er bestaat een uitzondering voor authenticatie of beveiliging, maar die geldt alleen wanneer het noodzakelijk is en er geen minder ingrijpende manier bestaat.
Gemak bij het klokken telt niet als noodzaak. Voorkomen dat iemand voor een collega inklokt evenmin, want een persoonlijke badge in beheer bij de leidinggevende lost datzelfde probleem op.
Toestemming vragen aan je medewerkers werkt meestal niet als grondslag. Tussen werkgever en werknemer bestaat een gezagsverhouding, waardoor een nee niet vrijwillig is.
Praktisch advies: kies badge of pincode. Wil je toch biometrie, leg de onderbouwing dan eerst voor aan een privacyjurist.
Waar je verder op let
Zes punten die bepalen of een systeem na een jaar nog draait:
Dat laatste punt is precies waar losse hardware en een gekoppeld systeem uit elkaar lopen. Bij een losse terminal blijft iemand de kloktijden naast het rooster leggen. Bij een gekoppelde urenregistratie staat die vergelijking er al, met de afwijkingen klaar ter goedkeuring.
Wat kost een prikklok in totaal?
Reken met twee posten. De hardware is eenmalig, tussen ongeveer €250 en €470 per terminal, plus badges vanaf ongeveer €2 per stuk. De software is een abonnement, meestal per medewerker per maand.
Bij twintig medewerkers weegt dat abonnement na het eerste jaar zwaarder dan het apparaat. Reken daarom altijd drie jaar door voordat je vergelijkt. Een terminal van €253 met een duur abonnement kan over drie jaar meer kosten dan een terminal van €400 met een goedkoper pakket.
Veelgestelde vragen
Is een prikklok verplicht?
Nee, maar je moet als werkgever wel een deugdelijke registratie van arbeids- en rusttijden bijhouden. Een prikklok is daarvoor de meest sluitende manier.
Kan ik medewerkers verplichten in te klokken?
Ja, mits je duidelijk maakt welke gegevens je vastlegt en waarom. Bij invoering van een registratiesysteem heeft de ondernemingsraad instemmingsrecht.
Werkt een prikklok zonder internet?
Dat hangt van het model af. Terminals met lokale opslag blijven registreren en sturen de gegevens door zodra de verbinding terug is.
Vanaf hoeveel medewerkers loont het?
Bij een klein team op vaste tijden registreer je vooral wat je al wist. Vanaf ongeveer tien medewerkers met wisselende diensten en toeslagen begint de tijdwinst te tellen.
Conclusie
Voor de meeste bedrijven is Werktijden.nl de beste keuze, omdat de klokregistratie direct in het rooster en de urenregistratie landt en je daarmee de handmatige tussenstap schrapt.
Zoek je puur een apparaat dat tijden vastlegt, tegen de laagste aanschafprijs, dan is de TimeMoto TM-616 de voordeligste optie. Voor teams boven de tweehonderd medewerkers pak je de TM-818, en in een productieomgeving met snelle ploegwissels is de Emprova X7 het overwegen waard.
Van de vingerafdrukmodellen blijf je in de meeste gevallen beter af, hoe aantrekkelijk het argument ook klinkt.